涨姿势!怎样给导师写一封得体的电子邮件?!

11-05 阅读:18473 来源:转载
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出国读书,给教授写邮件是每个留学生必须要经历的事情。不论是预约教授时间,请教问题,表达感谢都学要通过邮件完成。一封得体的邮件既可以帮你达到目的还能为你在教授心中留下一个好的印象。那么,怎样写一封得体的邮件呢?笔者在此就一一为你解答。

出国读书,给教授写邮件是每个留学生必须要经历的事情。不论是预约教授时间,请教问题,表达感谢都学要通过邮件完成。一封得体的邮件既可以帮你达到目的还能为你在教授心中留下一个好的印象。

可是一封得体的邮件绝没有你想象中的那么容易,合适的称呼,准确的用句,完美的语法以及正确的落款都需要得到同学们的注意,而这些好习惯的养成,也会有益于今后的职业生涯。那么,怎样写一封得体的邮件呢?笔者在此就一一为你解答。


如何称呼教授


每位老师都有着不同的职称,也就是”title”: "Assistant Professor," "Associate Professor," or "Professor," or “Lecturer”. 那么问题来了,你在写称呼时需要非常具体的写出老师的title么?答案是个大大的否定。 

大多数的教授可并不希望,你用他的职称来界定和描述他。老师的职称并不重要,在你的邮件中表达出合适的尊重就会得到任何一个教授的赞赏。那么你该如何称呼你的老师呢?

一般来说如果你用了这个公式就绝对没有问题了。"Dear Professor Last-name.” 或者如果你确定老师有PhD学位,你也可以这样写:”Dear Dr Last-name”. 当然如果你的教授是女士,你也可以使用“Mrs." 或者”Ms.” . 需要强调的是前者只适合已婚女士,如果你并不确定她的婚姻状况最好选择后者。

千万不要使用老师的姓,除非他要求你。即使是"Dear Jim Green" 在很多的重视礼貌的教授看来,也是非常不尊敬的称呼。最后需要注意的是,一定要检查名字是否拼写正确,你可以不希望老师刚看到邮件就对你产生了不好的印象。

 

准确清晰的填写邮件主题


教授们往往比较忙碌。如果你希望你的邮件能够达到快速有效的交流,好的邮件主题就必不可少了。如果你之前没有和邮件有过邮件往来,默认的方法就是:你的课程名称,你的课程时间以及你的邮件主题。比如:”medi5001, lecture Tuesday 4pm-6pm,  Question about data collection for project”. 这就是一个非常清晰的邮件主题了。只看到邮件主题,教授就可以对你的邮件内容以及你的身份有了个较为清晰的认识。

永远永远不要发送一封没有主题的邮件。

简要礼貌的介绍发邮件的原因


包含两点:

1、再次对自身情况进行介绍。如所学课程,课程时间等。

2、简要介绍邮件原因。

例文如下:

Dear Professor Hanes,

This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.

如果你遇见到可能会有的问题

你可以提出一个解决的方案


在写邮件的过程中,需要考虑到可能会发生的问题,并建议一个相对可行的解决方案。

例如:

Dear Professor Hanes,

This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.

If you are unable to give me notes for the material that I missed, is there another student in your class that you might be able to direct me to who could help instead?

 

避免中式思维


按照大多数中国学生的思维惯式,在向教授提问或者发出邀请时,开门见山往往显得不太礼貌。我们的习惯是先绕绕有的没的,再回到主题。或者,如果同时有几个问题要提,中国学生也习惯于把最重要的问题放在最后一个而不是第一个。笔者就曾有过这样的尴尬,同时发了三个问题,最后一个最重要的放在了最后,结果教授只回答了前两个。在决定写作结构和问题优先次序时,我们需要先考虑清楚一下两个问题:

1、外国人习惯认为第一个就是最重要的,最后一个相反不是,否则也不会有last but not least 这样的句子了;

2、教授的时间非常紧,他更期待看到一目了然的邮件。

所以下次写邮件的时候,同学们千万记住,开门见山,重点问题放第一,是非常有效率且不会不礼貌的行为。(当然还是不能忘了先进行自我介绍)

 

注意你的署名


属下你的全名,包括first name 和last name. 此处需要注意的是,如果你的邮箱名称也是你的姓名的话,请让两者保持一致。

对于大多数中国学生而言,你的学校邮箱往往是你的中文名字。而有的学生喜欢在邮件末尾署上自己的英语名,这点是不提倡的。保持两者名字的一致,避免让教授感到混乱。

反复检查,避免错误


邮件发出去就是收不回的了,你可不想因为语法问题而给教授留下不好的印象。所以语法的检查至关重要。多读几次,实在不行,就使用一些语法检测软件来避免错误。

当然,除了语法之外,语气、邮件结构、目的是否清晰都需要反复确认。

 

在教授回复后

一定要再次回复


一旦教授回复邮件,一定要再次回复,表达感谢或已经收到邮件。一些固定的句式可以帮助你达到这个目的。

例如:

“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”

当然如果你的问题没有在邮件中得到解决,那么可以继续在邮件中与教授约定面谈时间。

 

尽量使用校用邮件


每个学校都有用于内部沟通的邮件系统。使用校用邮件发送信息,可以避免邮件直接被丢进垃圾箱而没有被教授查收。而且,使用校用邮件可以帮助教授了解你的信息,更有利于沟通交流

 

注意语言使用得体


要记住这是一封写给教授的沟通邮件,而不是写给朋友圈或者facebook上的评论。有三点一定要注意:

1、慎用表情符号:表情符号如:)或者:o等等。当然,笔者也遇到过教授的回信里有使用类似符号的。所以,表情符号不是不可以使用, 而是在摸清楚教授的喜好之后再决定是否使用。在不了解教授之前,你可不想因为用力过猛而适得其反。

2、不要使用缩写。Facebook上的缩写大致和国内的网络语言一样,大多流行于年轻人,且都不太正式。以下这段时笔者在请教教授如何写采访信时教授的回复,个人觉得非常能够说明问题:

“While traditional manners seem to be slipping in the internet age, they are still appreciated by many people — and people are more likely to help you if you treat them with traditional good manners.”

由此可见,对于大多数的教授而言,他们还是非常看重好的礼貌的。

3、不要大写

大写单词有提醒注意的作用。所以很多同学都喜欢在重要的地方采用大写来突出重点。殊不知大写是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。没有人喜欢喊叫的,而且这并不礼貌。

 

不要过分殷情


不礼貌的极端就是太礼貌,或者说有些殷情。在邮件中表现出礼貌和友好很重要,但是要适度,不要搞得像是在阿谀奉承。尊重教授的同时,也要尊重自己。不卑不亢方可得到对方的尊重。

其实写邮件并不难,只要掌握了基本的规则,做到逻辑清晰,无语法毛病,目的明确,就能够写出一封得体的电子邮件。

 

最后附上一封例文,以供大家学习:

Subject:  COMM190: Advisor Request

Message:

Dear Dr. Jennings,

This is Cassandra Ingalls. I’m currently in your Communications 190 class, but I’ve taken additional classes of yours in the past, all of which have been very informative. Recently, I decided to switch my major to Communications, and I was hoping you might be willing to become my advisor. I realize that you must already have plenty of other students you are in charge of, but since your classes are part of the reason I decided to switch majors, I thought I would ask you first.

Please let me know at your earliest convenience if you would be willing to become my advisor.

Thank you very much,

Cassandra Ingalls

COMM190, Section 1

以上内容来自网络

标签: 哥伦比亚大学 纽约大学 杜克大学 发布于:2018-11-05 16:35 51offer编辑:beryl
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