一，从发证机关的图中方面我们可以了解办理材料的时候需要接触哪些机构和组织。除了大学之外，其他的机关我们只需要按照规定好的程序和要求申请即可。但是大学的材料办理情况却不尽相同。例如清华北大这样的国内一流大学已经设立了专门为出国留学学生开具外语材料的专门部门，但对于大部分并未设立此种部门的大学来说，就需要同学们自己去调查负责此类事宜的部门和老师。一般来说，首先需要和学校教务处，或者学院教务处的老师进行沟通和确认。这里要特别强调一下推荐信，有些日本的学校需要该校规定的格式专用纸，这就要求在开具材料时把文字内容提前打印在格式用纸上。
大学开具的所有材料都必须加盖公章和出具日期，这个日期不是毕业证上的毕业日期，而是开具证明材料当日的日期。
二，日本大学所需要的证明材料需要必须是英语或者日语做成。具体是日语还是英语可以根据自己的情况来决定。例如日语专业的同学一般都会开日语材料，但理工科的同学一般开具英语材料会更方便。同时也尽量将材料打印在学校官方的文头纸上，这样的材料比较正规也比较美观。
三，公证书需要在大学所在城市的涉外业务的公证处进行办理。公证处办理材料一般是次级选择，如果可以在学校能够开具材料则不需要去公证处办理。通常有两种情况可能必须要去公证处办理：首先是国内大学无法开具英语或者日语材料的时候，这就需要在公证处翻译并公证;其次是针对自考，成教等学历教育毕业的同学，由于学籍管理等方面的问题本校无法开具所需证明材料，这时候通过公证处开具公证书就是必要的。
四.高等教育学历认证中心开具的学历认证报告是目前很多日本的大学需要中国留学生必须提交的。一般如果要求提交此项材料则不需要再提交大学开具的证明材料。认证报告的语言只有中文和英语，目前由于认证需求较大，高等教育学历认证中心已经在东京的银座设立了其日本办事处，一般可在5个工作日就拿到认证报告，相比国内申请大大节约了时间。
五.语言考试机构有很多，这里要提示大家的是在报考方面要根据学校的要去提出相应的成绩报告形式;例如托福成绩很多学校要求必须是考试机构ETS的直发形式而不接受发给个人转交的成绩报告单;对于日语能力考试吃够恒基，有些学校则要求提交日语能力成绩合格证明书，此项材料需要单独申请。
六.在没有日语能力考或留考日语成绩的情况下，日语学校发行的日语学习证明在符合该大学院对于日语成绩证明要求的情况下也可以起到代替以上两钟成绩证明的作用。有一些私立大学会要求提供日语学校的出勤率证明作为参考。
七.关于银行出具的存款证明，有些学校会要求报考学生提供银行存款资金证明。在日本办理这个材料需要最少提前一天去银行办理相关的手续。而经费负担计划则一般是由学生个人填写，但填写的金额需要符合实际情况。
